Общая схема ведения собрания выглядит примерно таким образом.

В самом начале собрания в свободной форме выбирается президиум собрания, в который входит председатель собрания и секретарь. Занимается этим обычно будующий председатель собрания.

Председатель ведет собрание, а секретарь ведет протокол собрания. Протокол это как бы конспект собрания.

Ведется протокол таким образом.

Заголовок. Протокол (текущий номер протокола за отчетный период)собрания (название коллектива) по поводу (записывается по какому поводу собрано собрание или тема собрания)или повестка дня собрания.

Председатель собрания (фамилия и имя председателя)

Секретарь (фамилия и имя секретаря)

Присутствовало (количество) человек.

Дальше по порядку собрания записывается фамилия выступающего и краткое содержание или тема его выступления.

Дальше записываются фамилии выступающих и краткое содержание выступлений или вопросы, которые ставятся первому выступающему.

Когда повестка дня собрания исчерпана, собрание принимает решение или резолюцию.

Решение или резолюция записываются в протокол.

В конце протокола ставятся подписи председателя и секретаря, а также дата и место проведения собрания.

Если необходимо, то протокол пишется в двух экземплярах, второй экземпляр передается в соответствующий архив организации.

Примерно таким образом пишется протокол собраний коллектива.