Felomena говорит:

Среднечисленную списочност расчитывают: берут за определенный период времени. Списочная численность работников подлежит ежедневному учету на основании табеля учета рабочего времени, приказов о приеме на работу или увольнении. Данные этих документов должны совпадать со списочной численностью сотрудников, которые явились и не явились на работу.

В списочную численность включаются сотрудники, работающие по трудовым договорам, которые выполняют постоянную, временную или сезонную работу, а также работающие и получающие заработную плату собственники организации.

В частности, в списочной численности учитываются (как целые единицы) следующие сотрудники:
mdash; фактически явившиеся на работу и те, которые не работали по причине простоя;
mdash; находящиеся в служебных командировках по России или за границей с сохранением заработной платы в данной организации;
mdash; отсутствующие на работе из-за болезни, подтвержденной листком нетрудоспособности;
mdash; принятые на работу с испытательным сроком;
mdash; работающие неполный рабочий день или неполную рабочую неделю, а также принятые на половину ставки (оклада) в соответствии с трудовым договором (среднесписочная численность таких работников определяется отдельно);
mdash; повышающие квалификацию или обучающиеся новой профессии (специальности) с отрывом от работы в образовательных учреждениях, если за ними сохраняется заработная плата;
mdash; находящиеся в ежегодных и дополнительных отпусках, предоставляемых в соответствии с законодательством, в том числе находящиеся в отпуске с последующим увольнением;
mdash; получившие день отдыха за работу в выходные или праздничные (нерабочие) дни или имевшие выходной день согласно графику работы организации, а также за переработку времени при суммированном учете рабочего времени;
mdash; находящиеся с разрешения администрации в отпуске без сохранения заработной платы по семейным обстоятельствам;
mdash; находящиеся в отпусках по беременности и родам, отпусках в связи с усыновлением новорожденного ребенка непосредственно из родильного дома, а также в дополнительном отпуске по уходу за ребенком;
mdash; иностранные граждане, работающие в организациях, расположенных на территории России.

В списочную численность не включаются следующие работники:

mdash; внешние совместители;
mdash; выполняющие работу по гражданско-правовым договорам;
mdash; направленные на обучение с отрывом от работы и с выплатой от организации стипендии, а также лица, с которыми у организации заключен ученический договор с выплатой стипендии;
mdash; лица подавшие заявление об увольнении и прекратившие работу до истечения двухнедельного срока. Они исключаются с первого дня невыхода на работу.

«Давайте приведем пример:

Среднесписочная численность за январь, февраль, март 2011 года составляла 511, 500 и 525 работников. Рассчитаем среднесписочную численность за I квартал 2011 года. Она составляет 512 чел. [(511 чел. + 500 чел. + 525 чел.) : 3 мес.].

Это за 1 квартал. И таким же способом можно узнать за год.