Записи в трудовой книжке выполняются только инспектором отдела кадров или начальником отдела кадров, заверяются подписью начальника отдела кадров и круглой печатью организации или предприятия.

В первой графе указывается полная дата события, с указанием числа, месяца и года. В следующей графе указывается должность, на которую принимается работник, и в третьей графе указывается номер приказа о приеме на работу и дата его подписания.

Если работника переводят на другую должность, то в первой графе указывается полная дата момента перевода, во второй графе указывается должность, на которую переводится работник, в третьей графе номер приказа о переводе и дата его подписания.

В случае увольнения работника, в первой графе записывается дата увольнения, во второй графе записывается причина увольнения (по собственному желанию, за нарушение трудовой дисциплины, по переводу на другое место работы и тому подобное), и в последней графе указывается номер статьи КЗоТа, в соответствии с ккоторой происходит увольнение, а также номер соответствующего приказа и дата его подписания.

Со всеми приказами, в соответствии с которыми производятся записи в трудовой книжке, работник должен быть ознакомлен, и должен подтвердить ознакомление своей подписью. Это делается на случай различных трудовых споров и конфликтов, и эти документы в таком случае передаются в соответствующие юридические инстанции.