Трудовая книжка является очень важным документом, который освещает всю трудовую деятельность работника, с момента поступления на первую в его жизни работу и до окончания трудовой деятельности. В трудовой книжке записываются все переходы с одного места работы на другое, должности на которые работник переходит внутри организации или предприятия, Причины увольнения или смены места работы, а также все поощрения, награды и порицания за нарушение трудового режима.

Все записи в трудовой книжке делаются по одному общему правилу, и записи в трудовой книжке имеет право делать только инспектор отдела кадров, или начальник отдела кадров на предприятиях с небольшим количеством работников.

При увольнении работника запись производится следующим образом.

В первой графе записывается полная дата увольнения, с указанием числа, месяца и года увольнения, то есть эта дата показывает когда трудовая книжка была выдана на руки работнику.

В основной графе записывается причина увольнения (по собственному желанию, в связи с переводом на другое место работы, за систематическое нарушение трудовой дисциплины и т.д.), и в третьей графе записывается номер статьи КЗоТа, в соответствии с которой производится увольнение, а также номер приказа об увольнении и дата его подписания.

Запись об увольнении заверяется подписью начальника отдела кадров и круглой печатью предприятия или организации.