Евгения говорит:

Принципы систематизации документов, перечень всех дел, которые действуют в организации на протяжении года, фиксируются в документации «Номенклатура дел», которая утверждается руководителем в начале нового делопроизводственного года.

Номенклатура» это обязательный для каждой организации систематизированный и проиндексированный список названий дел с посыланием на статьи, которые определяют сроки их хранения. Составить номенклатуру дел проще, если знать некоторые правила.

Номенклатура составляется по единому унифицированному образцу, согласно госстандартам.

Составить ее проще всего на основе документов:

• статута предприятия
• планов работы и отчетов
• штатных расписаний
• перечней документов
• номенклатуры за предыдущий год
• описей дел, подлежащих временному или постоянному хранению.

При составлении номенклатуры первыми необходимо размещать дела, которые включают документы органов управления высшего уровня, а затем ndash; организационно — распорядительную документацию самой организации. Важно также составлять документ в нескольких экземплярах: один из них следует хранить в структурном подразделении, а второй следует передавать в архив.

Стоит учесть, что во время разработки номенклатуры не включают следующую документацию: различные рекламные материалы и печатные издания, информационные листы, сборники законов.» В конце каждого делопроизводственного года» указывается итоговая запись, о количестве составленных дел, предназначенных для временного и постоянного хранения.