Если до поступления на работу человек не имел трудового стажа, то трудовая книжка заполняется не позднее одной недели с начала работы. Записи в трудовой книжке имеет право делать только начальник или инспектор отдела кадров предприятия или организации.

В первой графе трудовой книжки записывается полная дата события с указанием числа, месяца и года. Во второй, основной графе, записывается на какую должность принимается на работу работник. В третью графу записывается номер приказа и дата его подписания, а на копии приказа работник ставит свою подпись, в подтверждение ознакомления.

В случае перевода на другую должность внутри организации, в первой графе записывается дата, во второй графе записывается должность, на которую переводится работник, а в третьей графе номер приказа и дата его подписания. На копии приказа работник ставит свою подпись.

В случае увольнения работника, в первой графе ставится дата, во второй причина увольнения (по собственному желанию, в связи с переводом на другую работу, за нарушение трудовой дисциплины и т.д.), а в третьей графе записывается соответствующая статья КЗоТа и номер приказа с датой его подписания.

На соответствующей страничке делаются записи о материальных и моральных поощрениях работника, а также наградах, с указанием номера приказа и датой его подписания. Там же записываются выговоры и порицания, с обязательной записью даты приказа.