Опись документов обычно составляется в случае отправки каких либо документов посредством заказного письма с уведомлением о вручении. Таким способом отправляют документы подтверждающие личность, либо документы типа справок, копий решений, постановлений и тому подобного.

Опись документов составляется в свободной форме, обязательно в двух экземплярах.

Озаглавливается документ такой надписью: «Опись документов», далее следует написать куда вкладывается опись, типа: в почтовое отправление на имя (указывается фамилия, имя и отчество получателя), проживающего по адресу (или должность и название организации) , после чего указывается дата отправления пакета.

Далее последовательно с указанием порядкового номера, перечисляются названия документов, с обязательным указанием, подлинник документа или его копия.

После перечисления документов, ставится фамилия, имя и отчество составителя описания и дата описи документов.

После этого пишется такая фраза: Опись подтверждаю, и пишется фамилия, и должность почтового служащего , который упаковывает отправление, его подпись и число.

На обоих экземплярах описи ставится почтовый штемпель данного почтового отделения.

Один экземпляр отправитель оставляет себе, а второй вкладывается в конверт почтового отправления. Получатель сверяет наличие документов с описью и подписывает уведомление о доставке пакета.