Протокол это документ, который отражает содержание собрания или совещания. Для собрания секретарь, как и президиум собрания, избираются участниками собрания, а для совещания секретарь назначается лицом, ведущим это совещание. Именно секретарь и занимается написанием протокола.

Прежде всего пишется заголовок, начинающийся со слова Протокол, после чего указывается порядковый номер собрания, тема собрания или совещанясовещания, дата и место проведения.

Если это совещание, то далее следует перечень присутствующих на совещании лиц, с указанием, занимаемых ими, должностей.

После этого записывается фамилия выступающего и краткое содержание его выступления.

По окончании выступлений пишется резолюция собрания или решения, принятого на совещании.

Если есть необходимость, то после решения совещания перечисляются его участники и заверяют содержание протокола своими подписями, после чего указывается время и дата проведения совещания. Это необходимо, если решение совещания несет юридическую ответственность между участниками совещания. Все участники совещания получают персональные копии протоккола. Если важность совещания велика, то все копии протоколов подписываются его участниками собственноручно.

Протокол собрания достаточно заверить подписями председателя, ведущего собрание и секретаря собрания.

Все протоколы хранятся в архиве.