Atana говорит:

Если Вам предстоит написать объяснение (объяснительную записку)»по тому или иному поводу, главное, что следует помнить — не сводите объяснение к оправданию. Стиль должен быть как можно ближе к деловому — суховато, по делу, только факты. Элементов разговорной речи и слов, выражающих эмоциональное состояние, лучше избегать. Поверьте, того, кто будет это читать, Ваши эмоции интересуют меньше всего. Объяснение не должно быть путаным, позаботьтесь о том, чтобы текст был логичен, одно вытекало из другого. В этом случае всё будет предельно ясно. И конечно же, не забывайте о грамотности!